「属人化」とは、特定の社員だけで業務を担当することにより、「業務に関する知識やスキルが特定の人だけのものになってしまっている状態」のことを言います。
しかし営業活動とは、本来案件ごとに担当者が決まっていて、その担当者が案件を管理しているものです。
では属人化させない営業活動とはどのような活動でしょうか。
そのためにはどのような案件管理をおこなえばよいのでしょうか。
本日は、属人化させない営業活動という観点から案件管理のコツをご紹介いたします。
属人化させない営業活動とは
たとえばこんなことはありませんか？
・営業チームのメンバーで売上に大きな差が出てしまっている。
・大切なお客様から案件に関する問い合わせがあったが、担当者が長期出張中で対応できるものがいなかった。
・お客様からクレームがあったが、これまでのやり取りに関する対応履歴を把握している者がその場にいなかった。
営業活動が属人化している状態では、営業のノウハウや情報が共有されず社内に残りません。
そのような状態では、営業活動を分析して課題を抽出したり、改善策につなげることも難しくなります。
各営業パーソンでのパフォーマンスにも大きな差が出ます。
属人化させない営業活動とは、必要な情報をキチンと管理し、そして情報共有できている状態での活動です。
営業プロセスを見える化し、よりよい営業パフォーマンスの分析をおこなうことにより、成功パターンが明確になります。
そしてそれらの情報を共有することで、共有された情報はノウハウとなって属人化しない営業活動となるのです。
営業活動と一口に言っても、そこにはさまざまなプロセスがあるように、管理すべき事柄も複数あります。
そのうちのひとつにあるのが案件管理です。
属人化させない案件管理のコツ
案件管理とは、目標達成に至るまでの営業案件の進捗を見える化し管理することです。
営業活動の管理を案件単位でおこない、不確定要素を減らし続けることによって、営業活動における成功パターンを再現性のあるものとします。
案件管理のコツその1．管理するデータを明確にする
顧客名、営業担当者、提案商材、商談日、商談経緯、商談内容、案件の進捗受注の確度（見込度）、受注予定日、売上予測額（見込額）、営業の行動履歴など自社の商材にあわせた管理項目を定めます。
必要な情報を過不足なく共有することが目的です。
管理する項目が多くなりすぎないように、共有すべき情報・データを決めましょう。
案件管理のコツその2．管理項目の共通ルールを定め共有する
管理項目の記入内容は決められたルールによって記入するようにします。
同じルール・体裁で記入されていることにより、いつ誰がどの案件について見ても同じに確認できるようになるでしょう。
また情報の粒度がそろっているため、分析する際にも比較検討が容易になります。
案件確度の定義など、共通ルール・基準を定め定着させることも大切です。
とくに営業の行動履歴などダラダラと文章で書くのではなく、箇条書きで決められた内容について書くようにするなど工夫が必要です。
フォーマット化できるところはフォーマット化してしまうとよいでしょう。
案件管理のコツその3．情報共有を大切にする社風をつくる
案件管理が効率的に行えるようになると、「成功パターン」「失敗パターン」を分析できるようになります。
情報を共有し、分析プロセスを習慣化することにより、チーム内での各営業パーソンによるパフォーマンスのバラつきを少なくすることが期待できます。
知識を共有することで他の人に手柄をとられてしまうのではないかという考えから、知識やノウハウを自分だけのものにしようとすることはありがちです。
とくに優秀な営業パーソンからすると、情報を提供するばかりで不利益を被っていると感じてしまうことにもなりかねません。
しかしだからといって、情報の共有ができないでいるようでは営業活動の属人化は免れません。
日頃から情報共有を大切にする社風をつくることが大切です。
さいごに
案件管理の目的は管理そのものではなく、目標達成です。
目標達成のためには、管理する項目を決めること、共通ルール・定義で記入すること。
そして一番大切なことがそれらのデータを共有することにあるといえます。
情報が共有されていることにより、営業活動の属人化を防ぐだけではなく、担当者の引継ぎや教育といった場面でも役に立つことでしょう。
情報共有を効果的・継続的に行うには、普段から情報共有を大切にする社風をつくることが大切です。
しかしそれだけではなかなかうまくいかないものです。
営業パーソンや営業チーム全体の成長のためには、SFAを利用するなど情報共有できる仕組みを作ってしまうこともひとつの手ではないでしょうか。
