コミュニケーション向上にWaWaOfficeをフル活用。

株式会社リログループ様

社員1200人が使う、グループウエア、ワークフロー、SFA、
Web社内報など業務管幹システムは
全てアイアットOECの製品で統一しています。

リロ・ホールディング 
広報マーケティング室 
島田 守康 氏

福利厚生アウトソーシングを提供するリログループが、グループウエアやワークフローなど業務基幹システムをアイアットOEC製品で統一した目的、経緯、効果について、広報マーケティング室 グループマネージャー 島田守康氏(写真右)に詳しく聞きました。(写真左および中央は、アイアットOEC 仲野浩志、守安香菜)

リログループについて

RELO GROUP

リログループでは、リロ・ホールディングを持株会社とした16社のグループ企業により、福利厚生統合アウトソーシングを提供している。 企業の福利厚生は、大きく「住宅分野(社宅、転勤時の留守宅管理など)」と「レジャー、ライフサポート分野(保養施設、生活支援など)」に分かれるが、 その両方を一社でサポートできるのは、日本でリログループのみ。 近年は、中国に利楼可信(上海)有限公司を設立するなど海外展開にも積極的。東証二部上場。社員数約1200名。売上高1084億円。

※この事例における「リログループ」または「リロ」という表記は、「リロ・ホールディングおよびグループ会社全体」を指します。 また「全社」「会社全体」などの表現は「リログループ全体」を指します。

業務ポータルを構成する基幹システム全てをアイアットOEC製品で統一

リログループでは、アイアットOECの製品をどのように活用していますか。

リログループでは、社員1200人の日常業務システム(社員全員の『いつも使い』のソフト)を、アイアットOECのWaWaシリーズで統一しています。 具体的には、グループウエア、ワークフロー、SFA、Web社内報、汎用簡易データベースの5製品を導入しました。それら5製品は、一つの操作画面(業務ポータル)から活用できます。

リロの社員は、朝、出勤してパソコンを立ち上げると、まずこのポータルを起動します。 起動後に直ちに目に入るトップ画面は「Web社内報」。一日の始まりはまず経営理念の浸透から、というコンセプトです。 そこからはタブをクリックすれば、グループウエア、ワークフロー、SFAなどにアクセスできます(ソフトをいくつも立ち上げる必要がありません)。 各アプリケーションは互いに連動しており、例えば、グループウェアへのスケジュール登録が、そのままSFAの顧客訪問記録に反映されるなどします。 また人事データもシステム全体で共通化されており、データ変更(人事異動)は、ただちにシステム全体に反映されます。

「一流一番かわら版」の トップ画面

業務ポータル「一流一番かわら版」の概要

業務ポータルの活用概況をさらに詳しく教えてください。

活用ソフトウエア

  • ・インターナルコミュニケーション(Web社内報)
  • ・WaWaOffice(グループウエア)
  • ・WaWaFrontier(SFA)
  • ・WaWaFlow(ワークフロー)
  • ・WaWaReport(汎用簡易データベース)

Web社内報は、今回のシステム構築の際に、アイアットOECとリロが共同開発した(その後「インターナルコミュニケーション」という名称で標準製品化)

使用者数

1200人(リログループ全員)

※ SFAは、グループ内5社、営業マン約200人が活用
※簡易データベースは希望部門が必要に応じて自由に活用

インターナルコミュニケーション(Web社内報)

業務ポータルのトップ画面に表示。
社員に企業理念を浸透させる「しくみ」

ソフトウエア内容は、「Web社内報を作るためのCMS」

WaWaOffice(グループウエア)

会議室予約、スケジュール機能など

WaWaFrontier(SFA)

顧客カルテ、営業日報など

グループウエアのスケジュール機能と連動

WaWaFlow(ワークフロー)

リロ・ホールディングおよびグループ会社の意志決定の統括管理

グループ間の人事異動の際にワークフロー内の稟議書データも共に移動することが可能

WaWaReport(簡易データベース)

「ちょっとしたデータベース」が必要な時に随時活用

Excelとの最大の違いは、「ポータルを通じてグループ1200人全員で共有できること」

システム全体の人事データ

一つの人事データをグループウエア、ワークフロー、SFAで共有

二重入力、転記の必要がない。

構築スケジュール

2009年6月に発注。 その後、グループウエア、SFA、ワークフローの順に実装。
全システムの活用開始は2010年1月から

Web社内報は2009年7月~12月の間に開発

WaWaシリーズの導入効果

今回の「WaWaシリーズによる業務ポータル」の導入効果を教えてください。

日常業務システム全体をWaWaシリーズで統一したことの効果は次のとおりです。

効果1. 製品提供メーカーの統一 → ライセンス料金総額の削減。サポート窓口の一本化

かつては、グループウエア、ワークフロー、SFAをそれぞれ異なる メーカーから購入していましたが、今回、アイアットOEC製品に統一したことで、 ソフトウエアのライセンス料金、保守料金などの合計額を大幅に削減できました。
またサポートや営業の問い合わせ窓口も一本化されたので、リロ側の手間とコストも軽減されました。

効果2. 人事データのシステム間共有 → 管理工数の大幅削減

かつてはグループウエアとワークフローが別製品であったため、 人事データは別々に二重入力する必要がありました。 しかし、 現在は、一つの人事データをグループウエア、ワークフロー、 SFAなど全てのシステムで共有できます。
管理工数が大幅に削減できました。

効果3. SFAによるグループ会社間の顧客紹介の促進 → 売上げ増

業務ポータルの中にSFAを組み入れたことで、「グループ会社間での顧客の相互紹介」 が活発・円滑に行われるようになりました。 単純化して言うならば、 見込み客開拓に困った時には、SFAを通じて、他のグループ会社の顧客カルテを調べれば、 見込み客候補が発掘できるわけです。 リログループは、法人顧客約1万社を抱えており、 このストックのグループ内での有効活用が、毎年の、増収増益に貢献しています。

効果4. 業務ポータルのスムーズな構築

グループウエア、ワークフロー、SFAをまとめた、Webベースによるシングルサインオンの 業務ポータルが、自然にスムーズに確立できました。 これは、 各製品を別々に購入していたのではできなかったことです。
なお、リロとしては、今回のシステム導入の最大の導入効果は、 何にもまして「Web社内報の導入により、 企業理念を社員に浸透させる『しくみ』を 確立できたこと」だと考えております。

リログループはなぜ社内報を重視しているのか

では、「Web社内報の導入効果」について掘り下げてお聞きしたいと思います。
そもそもリログループでは、なぜそこまで社内報を重視しているのですか。

リロの創業者である佐々田は、企業が永続的に発展していくために最も重要なことは、 「企業理念の社内浸透」「ビジョン、DNAの継承」であり、 それさえできれば、 企業は永遠に発展すると言い続けています。それら企業理念、 ビジョンを社員に伝えるためのメディアでる社内報を、リロでは重要視しているのです。 リロの創業当初の採用面接は、すべて佐々田が自ら行い、そのスタイルは、 面接相手に佐々田が自らのビジョンを2時間、語り続けるという独特なのものでした。

「一流一番かわら版(印刷版)」

二時間かけて相手に質問するのではなく、佐々田氏が二時間、話し続けていたわけですか。

リロの創業者である佐々田は、企業が永続的に発展していくために最も重要なことは、「企業理念の社内浸透」「ビジョン、DNAの継承」であり、 それさえできれば、企業は永遠に発展すると言い続けています。それら企業理念、ビジョンを社員に伝えるためのメディアでる社内報を、リロでは重要視しているのです。 リロの創業当初の採用面接は、すべて佐々田が自ら行い、そのスタイルは、 面接相手に佐々田が自らのビジョンを2時間、語り続けるという独特なのものでした。
ちなみに、このスタイルの面接を通じ、佐々田のビジョンに共鳴して入社した、 草創の同志の一人が、現在の社長である中村です。

Web社内報の具体的な内容

現在のWeb社内報の具体的な内容を教えてください。

今回のWeb社内報の最大の要は、業務ポータルという「いつも使いのソフト」の トップ画面にあるということです。 これにより、社員に「グループ内の情報を、 必ず見せるしくみ」「継続的な発信で行動変革を起こすしくみ」が確立します。

率直に言えば、社内報というのは、紙で作っている場合、 いくら熱心に作成して配布したとしても、社員側にしてみれば「忙しいから後回し」 ということで、なかなか見てくれないものです。 しかし、業務ポータルのトップ画面にあれば、 必ず毎日見ることになります。 毎日接していれば、自然に愛着や関心も湧き、 行動の変化につながっていきます。 業務ポータルのトップ画面は、Web社内報のベストポジションだと考えます。
Web社内報の具体的な内容は次のとおりです。

1.メインコンテンツ

社員が共有するべき様々な情報を掲載します。 内容は、社長メッセージや、 グループ全体でのトピックス、事業会社での取り組みなど多岐に渡ります。 年間100本のコンテンツを追加・更新。ざっと二営業日に一回は更新されていることになります。

2.映像

Web社内報では、文字だけでなく映像(動画)も積極活用しています。 この時は、社内表彰式での社長のスピーチ動画を掲載しました。

3.テキストロールによる意識付け

社員に意識付けさせたい一行情報をロール表示させています。 この時は、「四半期ごとの目標達成(パーセーブ)の連続記録を樹立しよう」という呼びかけをしていました。

4.バナーによる社内キャンペーンの告知

全社キャンペーンへの関心を惹起するために、告知バナーを目立つ場所載せています。 この時は、「新しくできた上海事務所は、まだ立ち上がり時期で営業が大変。 グループみんなでお客様を紹介しよう」というキャンペーンを紹介していました。

5.バナーによる社内キャンペーンの告知

新聞、雑誌、Webなど各メディアに掲載された、自社、競合、業界の情報を知るためのコーナーです。

6.誕生日紹介

誕生日が近づいている社員を紹介するコーナーです。 社員が1200人になると、 互いに顔を知らない社員も増えてきます。 誕生日という、お祝いしやすい (声かけ、メールがしやすい)イベントを使って、社員間のコミュニケーション促進を図ります。

社内報のコンテンツは誰が作っているのでしょうか。

基本的には、わたし一名で更新しています(※)。 わたしの所属は「広報マーケティング室」ですが、業務時間の約3分の1はWeb社内報の企画、 コンテンツ作成に使っています。 社内報のコンテンツには、社長の中村自身も、 「ここの言い方はもっとこうするべきだ 」など微に入り細に入り、熱くアドバイスをしてくれます。 リロにおいては、社内報づくりは片手間の業務ではなく、 非常に重要視されている「メイン業務」なのです。

※新入社員紹介、表彰など人事系コンテンツは人材開発室が更新しています。

Web社内報の具体的な作成手順

Web社内報の作成に際し、 インターナルコミュニケーションは具体的にどう使っていますか。

インターナルコミュニケーションは、ソフトウエアとしては、 CMS(コンテンツ・マネジメント・システム)に分類されるシステムです。 まず大まかなレイアウトを、操作画面上で、ドラッグ&ドロップのマウス操作で定めます。 各コンテンツの更新も操作画面から行います。

ドラッグ&ドロップでレイアウトを決める

Web社内報CMSの開発にあたり、求めた要件

Web社内報システムを開発するにあたり、アイアットOECに求めた要件は何ですか。

リロでは、Web社内報を開発するにあたり、「表現の自由度が高いこと(文字フォント、写真のサイズ、その他装飾などが、できるだけ自由自在であること)」、 「レイアウトの自由度が高いこと」「操作が簡単であること」などの要件をアイアットOECに求めました

これらの要件を一言で表現するならば、 「リロがやりたいことが、ソフトの機能不足のせいで制限されることがないように」ということになります。

アイアットOECは、この要望に良く応える、素晴らしいソフトウエアを開発してくれました。

Web社内報の導入効果を教えてください。

最大の導入効果は、先にも述べたとおり、「社員全員の行動変革を促す、社内報を見る『しくみ』が確立したこと」です。 また制作側にとっては、かつて社内報を、パワーポイントで毎回一から作っていた頃に比べ、 記事の更新に要する手間と時間が大幅に削減されたことが導入効果として挙げられます。 更新の時間が削減された分、私は本来やるべき業務である 「行動変革につながるメッセージの効果的な伝達のための企画」 そのものに専念できるようになりました。 インターナルコミュニケーションの導入により、 リロの社内報は大きく進化したといえます。

WaWaシリーズを採用した理由、経緯

リログループが、今回、日常業務基幹システムを刷新するにあたり、 各社をどのように比較検討したかを教えてください

最初は「日常業務基幹システムの刷新」ではなく、 単に「グループウエアの入れ替え」だけを検討していました。 ネットなどで情報を集め、 最終的に、アイアットOECのWaWaOfficeを含む数製品を比較検討しました 。各社を比較検討した際の要件は次のとおりです。

要件1:低コストであること

それまで使っていたグループウエアは、ライセンス料、 保守料などコスト面での負担が大きくなっていました。 新たに採用するグループウエアには、前製品のコストを必ず下回ることを求めました

要件2:グループウエアとしての必要十分な基本機能が備わっていること

特別に高機能である必要はなく、スケジュール管理、 会議室予約など「基本機能」が備わっていれば良いと考えました。

要件3:ASP形式であること

ASPを使うことにより、リロ側のサーバ管理、バージョンアップ管理などの手間とコストを削減したいと考えました。

要件4:1000人規模の導入実績を持っていること

検討当時、リロはグループ全体で800人でした。この規模での導入実績があることを求めました。

要件5:Web社内報が実現できること

グループウエア更新に際し、「Web社内報」も併せて強化することは、 必須課題でした。この課題に対し、何らかの形で対応してくれる製品(会社)を求めました。

以上の基準の下で、候補各社を比較検討した結果、アイアットOECのWaWaOfficeが、 要件を最も良く満たしていたので、採用に至りました。Web社内報については、 アイアットOECと協議の上、 「現状、WaWaOfficeにWeb社内報の機能はないので、 新規に開発する(商品化が前提。追加費用は無し)」 ということで合意に至りました。

アイアットOEC採用に際しての懸念

アイアットOECを採用するにあたり懸念はありましたか。

ありました。一つは、会社の規模、継続性についての懸念です。平易に表現するならば 「低コストでフットワークが良いのはいいけれど、社員1200人が使う グループウエアとWeb社内報を任せるからには、経営状態が安定しており、末永く つきあえる会社でないと困るな」と思いました。しかし、これについては、 調査したところ、アイアットOECが、中四国の大手百貨店である天満屋のグループ会社であり、 堅実な財務基盤を有していると分かったので、懸念は解消しま した。

二つめは、営業・サポートのレスポンスに関する懸念です。何と言ってもアイアットOECがある岡山は遠い。果たしてクイックレスポンスは大丈夫なのかと懸 念しました。しかし、これについては、商談の段階で、営業担当やSEが、何度も東京に足を運んでくれるなど、東京の会社に比べてもレスポンスは決して悪く なかった(むしろ良かった)ので、大丈夫だろうと判断しました。

こうして、グループウエアとWeb社内報には、アイアットOEC製品を使うことが正式に決定しました。2009年6月のことです。

しかし、いくら安くても、こちらが求める機能(要件)を満たしていない製品では困ります。 それが「もしアイアットOEC製品が使えるのなら…」という言い方に込めていた意味です。

ワークフローやSFAを追加導入した経緯

WaWaOffice(グループウエア)に加えて、WaWaFlow(ワークフロー)やWaWaFrontier(SFA)も併せて導入することになったのはなぜですか。

商談を重ねていく中で、アイアットOECには、グループウエアだけでなく 、ワークフローやSFAなどの製品群があることを知りました。
まずワークフローについては、当時、使っていた製品が、 ちょうどライセンス期限切れに近いタイミングでした。 「アイアットOEC製品が使えるのなら、それに越したことはないのだが」と考えました。

WaWaFlow画面

「アイアットOEC製品が使えるのなら、それに越したことはない」とは具体的には。

基本的には、グループウエアもワークフローも同じメーカーから調達した方が、 まとめ買い効果により低コストになり、 営業・サポートの窓口も一つになるのだから、 原則としてはその方が望ましい。 コストだけ考えるなら、一社から調達するに越したことはありません。

しかし、いくら安くても、こちらが求める機能(要件)を満たしていない製品では困ります。 それが「もしアイアットOEC製品が使えるのなら…」という言い方に込めていた意味です。

リロがワークフロー製品に求めた要件 ~ 会社間をまたがる処理が可能であること

リログループではワークフローにどんな要件を求めましたか。

リロで使うワークフロー製品では、「リログループのような、 持株会社とグループ会社の集まりという形態でも使えること」が必須要件でした。 具体的には「グループ会社と持株会社を『またぐ形』で、稟議書の承認/否認/差し戻しという ワークフロー処理が可能であること」、「グループ会社Aからグループ会社Bへと社員が異動 した際に、稟議書のデータもスムーズに移動できること」などが必要でした。

アイアットOECのSEに、「これら要件に対応できますか」と質問したところ、 「アイアットOECの製品は、『自由度の高さ』が特徴です。やる気になって パラメータを調整すれば、ほぼどんな要望にも対応できます。お求めの要件に対しても、 パラメータの設定だけで対応できます」と回答がありました。

その後、試験導入してしばらく使ってみましたが、SEの言葉どおり、 確かにこちらの要件を満たしていると分かったので、WaWaFlowの導入を決定しました。

WaWaFrontier(SFA)導入の経緯

WaWaFrontier(SFA)を導入した経緯を教えてください。

リログループの顧客データ管理は、かつては、グループ各社が、ASPや簡易データベース、エクセルなどを使って、各社バラバラに行っていました。 この方法の場合、グループ会社での部分最適(一社最適)は実現しますが、 グループ会社間の全体最適(シナジー効果)が生じません。

この課題をアイアットOECに伝えたところ、「WaWaFrontierを業務ポータルに組み込めば、 その問題は解決できる。WaWaOffice(グループウエア)、WaWaFlow(ワークフロー) とまとめて導入をすれば、追加費用も最小限に抑えられる」と提案がありました。

WaWaFlow画面

SFAに求めた要件 ~ 管理項目の自由度

SFAにはどんな要件を求めましたか。

リロで使うSFAにおいては、「顧客カルテの管理項目の自由度の高さ」が要件でした。 リログループの中でSFAを積極活用することになるのは、リロケーション・ インターナショナル、リロケーション・ジャパン、リロエステート、リロ・ファイナンシャル・ソリューションズ、リラックス・コミュニケーションズの5社ですが、それぞれ提供サービスが異なるので、顧客カルテでの管理項目(入力項目)も異なります。これら5社の要望項目をすべてカバーする(最大公約数を取る)ような仕様が必要でした。

この要件をSEに告げたところ、「ワークフローの時と同様、WaWaシリーズの特徴である、 『自由度の高さ』により解決できる」と回答がありました。テスト画面を作り、 グループ会社の営業担当に見せたところ、「これなら使える」と好評価だったので、これも採用に至りました。

営業部の懸念への対処

SFA導入に際し、営業現場での懸念はありませんでしたか。

一部の営業担当から、「グループ統一SFAの導入は、現場での利便性の低下につながる」という懸念がありました。具体的には、「顧客カルテの管理項目を、グループ会社5社の最大公約数になるよう作るということは、『自分たちが使わない項目も混じっている』ことを意味する。そうなるとスクロールが長くて面倒。正直、今使っているASPの方が便利」という意見でした。

これに対しては、そのデメリットの存在は認めつつも、やはりメリットの方が大きいと説明しました。 具体的には、「グループ会社どうしが共通の顧客データベースを持てば、 見込み客の相互紹介の活発化につながり、売上げが上がる」「業務ポータルにSFAを組み込めば、 顧客管理情報の入力とグループウエア(行動予定)とが連動するので便利」などのメリットです。 「部門ごとの利便性よりも、グループ全体のシナジー効果を実現するべきだ」ということで意見がまとまりました。

こうして2009年9月に、WaWaFrontierの導入が決まりました。

WaWaReport導入の経緯

WaWaReportを導入した経緯を教えてください。

アイアットOECから、「いろいろ製品をまとめ買いいただいているので、WaWaReportも追加料金無しで使えます。使わないとソンですよ」と案内がありました。 しかし、最初は、何に使って、どういうメリットがあるソフトなのかよく分かりませんでした。

その後、SEに説明を受けるにつれ、「これは、『ちょこっとデータベース』だ。何か、ちょこちょこっとデータベースをつくりたいときは、これを使えばいいのだ」と理解できました。

現在、リログループの中では、例えば、次のような「ちょこっとデータベース」が作られています。

WaWaFrontier画面

1.物件情報簡易データベース(リロエステートが利用)→ 貸し主情報と借り主情報の共有のためのデータベース

2.案件情報引き継ぎデータベース(リロケーション・インターナショナルが利用)
→ 営業担当が受注した後、その案件情報を、実際の制度構築を行うコンサルタントに引き継ぐためのデータベース

3.競合情報データベース(リラックス・コミュニケーションズが利用)
→ 競合情報その他を入手した際に、このデータベースを使って、社内で共有。

こうした情報共有には、従来はエクセルやファイルサーバなどを使っていました。 しかし、WaWaReportを使った方が、「業務ポータルを通じて、データベースをグループ全体で共有できる」 「業務ポータルから、簡単に検索できる」などのメリットがあり、便利です。 以上、リログループが、グループウエア、Web社内報、ワークフロー、SFA、簡易データベースを導入した経緯を述べました。 冒頭でも述べたとおり、これら5製品は、リロの社員の「いつも使いの業務ソフト」として、2010年1月の導入以来、1年半にわたり、毎日フル活用されています。

アイアットOECへの評価

1年半つきあってみて分かったアイアットOECへの評価をお聞かせください。

製品の機能や、対応の良さ、クイックレスポンスについては、当初の期待通り、良好です。

大手のソフトウエア会社に比べ、「話しかけやすい」「相談しやすい」という、「(良い意味での)敷居の低さ」は、特に良い点だと思います。 Web社内報の共同開発の最中などは、私も毎日「あれもやりたい、これもやりたい」と次々アイディアがわき上がる状態でしたが、 アイアットOECの皆さんは、そんな私たちの「やりたいこと(わがままな思いつき)」を的確にヒアリングし、ソフトウエア機能として実装してくれました。

この「つきあいやすさ」「とっつきやすさ」「顧客第一の姿勢」は、アイアットOECの、とても良い点です。

今後の期待

アイアットOECへの今後の期待をお聞かせください。

今回、WaWaシリーズを導入して、基幹業務ポータル「一流一番かわら版」を構築したことにより、 リログループ1200人の日常業務を効率化するための優れたソフトウエア基盤が構築できました。 アイアットOECには、今後も、優れた製品とサポート力、営業対応力を通じて、リログループのビジョン経営をご支援いただくことを希望します。 今後ともよろしくお願いいたします。

会社情報

株式会社リロ・ホールディング

WaWaReport画面

本社:東京都新宿区新宿四丁目3番23号
社員数:約1200名
事業内容:福利厚生統合アウトソーシング

http://www.relo.jp/
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