営業予定を見える化し、組織営業力を強化!

営業予定を見える化し、組織営業力を強化!
社内のナレッジ共有を推進し、業務効率が進んでいます!

「指宿フェニックスホテル」様は九州最南端温泉地・指宿のパームツリーや鮮やかな花々に彩られた南国ムードたっぷりのリゾートホテルです。 今回はWaWaシリーズの導入に至った経緯と導入効果・今後の活用についてお話を伺いました。

個人依存の営業体制からの脱却

今回サービスの導入を検討したきっかけは何でしょうか?

専務取締役
野⽥善嗣 ⽒

2年前に当ホテルに入りましたが、まず驚いたことはそれぞれのスケジュールがわからないことでした。

各課長のスケジュールはホワイトボードに2週間の予定があるだけですし、東京・大阪・福岡といった営業所はそもそも予定がわかりません。営業所からは月報が出されていましたが、月1度の実績報告ですので、タイムリーな情報でもありません。

何より予定ではなく実績ですから事後報告ですよね。もし事前に営業の訪問予定がわかっていたら、そこに行くんだったらここにも訪問してみて、というように訪問可能な先を事前に伝えることができます。効率のいい営業活動になりますよね。

この部分を改善していきたいと思い、スケジュールを共有するツールは無いか、と探し始めました。

各サービス連携によるナレッジ共有推進

複数サービスを導入していただいていますが、どのように検討していったのでしょうか?

まずは、営業のスケジュール把握をするために、SFAの検討に入りました。
SFAの運用をイメージしていくと、営業が訪問予定を入れる際に出張があるなら、出張伺いの申請もワークフローでできればいいな、と考えてワークフローを追加検討しました。そのような順番です。

次はWaWaD-Beですが、これはSFAとワークフローの検討をしている際に、同じWaWaシリーズのWaWaD-Beのデモも見せていただきまして、これなら今までできていなかった「お客様の声の管理」もできると思いました。
WaWaD-Beではコメントも入れられますし、他にも色々使っていけば、社内のナレッジ共有に使っていけると感じ、合わせてWaWaD-Beまで検討対象とした経緯です。

検討した結果、まずはその3サービスを導入しましたが、運用しているとスケジュールや情報共有ができるというのは便利でして、結果として、さらにWaWaOffice(グループウェア)も追加でご依頼しました。

ですので、検討順番としてはWaWaFrontier(SFA)、WaWaFlow(ワークフロー)、WaWaD-Be(なんでもアプリ)そしてWaWaOffice(グループウェア)の順ですね。これで行いたことは全て入っている状態です。

WaWaシリーズを選ばれた経緯は何でしょうか?

SFAについて他社のものをいくつか見てみましたが、どれも機能が多岐にわたっていて使いこなせないだろうな、と感じました。このようなシステムを使っていませんでしたから、とにかく操作の簡単なものでないと運用ができません。

WaWaシリーズは、デモを見て一番感見やすく使いやすいと感じました。これが決め手の一つですね。

また、スケジュール管理やワークフローといったものに加え、お客様の声の管理も同じ画面の中で動くわけです。これは他社には無い仕組みですよね。

これはいいな、と思い選定させていただきました。

スケジュール調整の効率化

運用開始にあたって問題はありませんでしたか?

SFAもワークフローも使ったことがありませんので、もちろん社内の戸惑いはありましたね。 ただ操作については、WaWaは直感的に操作できるシンプル操作だったので、操作説明もせずに理解してもらえましたよ。 運用もとにかくシンプルを心がけました。 営業には、アポを取った顧客名と日時を「日報の予定」に入れてもらうだけ、訪問後に商談内容をそのまま「日報の実績」に入れてもらうだけ、のシンプルな運用です。
予定・実績を入力することで自身の行動管理につながることも理解されましたので、今ではきちんと入力されていますよ。

ワークフローはまだ紙と併用です。新しい運用なので、なかなか簡単にはいきません。定着させるためには、丁寧に進めないといけないと思っていますので、何かある都度、こういう時はここに書いて、と時間をかけて進めるようにしています。

まだまだ運用に乗せられていない部分もありますが、今までの運用より楽になると思っていますから、慣れるのに任せています。

WaWaシリーズの効果はいかがでしょうか?

懸念していたスケジュールは改善されて、営業の訪問予定が共有されるようになりました。
特に、スケジュールのグループ週間表示機能が便利ですね。

自分のスケジュールと他の人のスケジュールが同じ画面で見渡せますので、自分のスケジュールを合わせたり、逆にスケジュールをずらしてもらったりと、スケジュール調整が簡単にできるようになりました。外出先からスマホで訪問予定や訪問実績を見ることもできるのも便利になったことです。
社外にいることが多いのですが、WaWaを見れば各人がどのような予定で動いているかがわかります。情報をつかむのが非常に早くなりましたよ。

あとは、WaWaD-Beですね。今までは、紙でいただいたお客様の声は毎日のミーティングで共有できていましたが、Webでいただいたものは共有できていませんでした。ほとんどが担当がWebで返答して終わりという現場任せになっていました。

今は紙もWebも、お客様の声は全てWaWaD-Beに入力して共有しています。お客様の声がWaWaD-Beに入力されれば通知が来ますので、漏らさずに気づくことができます。こういう機能もいいですね。
WaWaD-Beを見るまでは、Excelで運用しようかな、と考えていましたがWaWaD-Beで運用してみると非常に便利でした。

営業傾向をもとに改善・業務効率アップ

これからどう使っていきますか?

SFAは、データ蓄積ができてきたので、今後分析に取り組みたいなと思っています。
例えば訪問顧客に偏りがないか、訪問間隔はどうかなど、そのような傾向をもとに各営業所長にアドバイスができたらと思っています。

またWaWaD-BeとWaWaFlowの連携など、更に活用できるポイントをお聞きしました。今後は活用して、さらにナレッジ共有を推進して業務効率を上げていきたいと思っています。

お客様情報

【指宿フェニックスホテル様より】
九州最南端温泉地・指宿にて、錦江湾を臨む高台に立つ全146室の「指宿フェニックスホテル」は、パームツリーや鮮やかな花々に彩られた南国ムードたっぷりのリゾートホテルです。指宿ならではの砂蒸し風呂ほか、大浴場と露天風呂、カップルや家族で愉しみたい貸切風呂も完備しており、温かいもてなしでゲストをお迎え致します。
公式ホームページだけでなく、FacebookやInstagramにて、イベントやお得情報などアップしていますので是非ご覧ください。

会社紹介

会社名:指宿フェニックスホテル
事業所:鹿児島県指宿市十二町 4320
事業内容:サービス業

https://phoenixhotel.co.jp/
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