WaWaOfficeを活用して業務改善を実現。

WaWaシリーズを軸に、業務改善!
業務の合理化、効率化、ペーパレス化を推進していきます!

日華化学グループの一員として、切断・切削・研削・研磨剤、防錆・洗浄剤、仮止めホットメルト接着剤などの専業メーカーとして、業界をリードしている「大智化学産業」様。
今回、ワークフロー(WaWaFlow)の導入を決断された背景とその効果、また今後の利用イメージについてお伺いいたしました。

拠点増加に伴う申請業務の負担将来に向けての業務改革

サービスの導入を検討したきっかけは何でしょうか?

井上翔平氏

拠点の増加に伴って申請が滞るようになったことが一つあります。本社の移転に伴い拠点が2 つから3つに増えたので、 さすがに紙の申請書を運用するのは限界でした。紙が回ってこないと決裁、承認が進まない。外勤者にとっては 非常に非効率な申請作業でした。滞ることなくスピード感を持って、効率よく申請業務をこなしたい、そう改善したいと思っていました。

次にペーパーレス化です。私(井上氏)は、出向で大智化学工業に来ているのですが、出向してきてまず驚いたことは、 紙の多さです。出向元の会社では、ワークフローを導入していましたので、まず紙での申請にすごく違和感がありました。 似たような書類がいっぱいあるな、とか、どれだけ印鑑押すんだ、といったような驚きというか違和感です。 紙の申請の場合は、総務に紙が集まってきます。総務では産休に入る女性がいたのですが、 そんな中に総務の業務として紙をずっと受け付けていたらたまらない、という思いもありました。

また、紙での運用では実施できているかの管理が難しいというのもあります。 例えば時間外申請は予定と実績を紙で申請するのですが、紙では管理がしづらく全体として実施ができていない状態でした。 時間外作業のような管理すべき申請を、きちんと管理していく必要を感じていました。

そして最後にですが、基幹系システム入替がありまして、将来を見据えて全体の合理化を考える必要も出てきました。紙での運用だ と、マスタ管理をどうするか、入力をどうするか、二度手間三度手間になりがちで効率も悪い。 基幹系システム側と連携していくようなシステムの合理化も考えていく必要が出てきました。

そのように、「スピード化、効率化、ペーパーレス化、将来に向けての改革」を考えて、 2016 年度の目標として「ワークフローの選定」を掲げて情報収集をしていました。

柔軟性の高いシステム想定している連携も実現可能

WaWaFlow(ワークフロー)を選定した理由は何でしょうか?

御社のWaWaFlow を拝見したのは、2016 年秋の幕張メッセでの展示会です。

展示会では、御社以外のワークフローも色々見ましたが、先に話したとおり基幹系システムとの連携を 考えている関係で、融通の利きそうなものを探していました。がっちり作られた単純な ワークフローというより汎用性が高く拡張性のあるものが理想でした。

WaWaFlow を展示会で見て御社の営業さんの話しを聞いていると、WaWaFlow ならマスター連携ができ、 WaWaD-Be(データベース)と組み合わせることで、思っていることが実現できると感じ導入を決めました。

小池晶子氏

PDCA を回すことでの運用定着効率化・ペーパーレス化推進

初期設定に問題はありませんでしたか?

直感的に操作ができて使いやすいので問題はありませんでした。困ったらHELP を見れば解決できます。 ルートの設定も、役職などで決めながら設定するような設定方法なので、 論理的に見ていけば直感的に設定できます。理にかなったルートの設定方法だと思います。

どのように運用を始めましたか?

根本泰志氏

まずは、時間外申請などの勤怠関連の申請から手を付けました。これは今までも紙で行っていましたし、 申請ルートも単純です。ワークフローに簡単に移行できると思いました

運用開始にあたっては、ワークフローの画面をスクリーンショット取って貼り付けたマニュアルを作って、 このとおりにやってね、とメールで案内しましたが特に問題は出ませんでした。

その後、営業系や販売系のワークフローに取り組みました。かなり項目数が多い申請書になるのですが、 ワークフロー自体の使い方は先行した時間外申請の時に理解できているので問題はありませんでした。 あとはその申請用のマニュアルを作って、目的とともにメールを飛ばしました。 目的は「スピード化、効率化、ペーパーレス化、将来に向けての販売連絡書の改革」です。 だから皆で取り組みましょう、という感じです。

運用に乗せるコツは?

よりよい発想を生むために、ルート・書式などのシステム仕様をじっくりと確認しながら作ることを意識しています。 そして、ルート・書式が作成できたら思い切って運用する。運用開始後には、 利用者にヒアリングをして、要望をすぐに取り込んで反映させる。そのことで利用者の操作性も上がり、 運用も軌道に乗ります。WaWaFlow では、ルート・書式を簡単に編集できるので、どんどん要望を反映させていってます。

導入効果はありましたか?

紙では管理できていなかった申請は、確実に実施されるようになりましたし、スピード化、効率化もできています。 また導入目的の一つ、ペーパーレスもまだこれからですが確実に進んでいる実感があります。 このまま進めていけば、さらにいい結果につながると思っています。

さらなる業務効率化の推進連携によるシステム合理化

これからどう使っていきますか?

今後、どの申請書を作って運用していくかというのは、優先順位順で計画しています。まずはその計画どおりに運用に乗せていき、 「スピード化、効率化、ペーパーレス化」をさらに進めていきたいと思っています。

また、WaWaFlow単体、またはWaWaD-Beと組み合わせて、基幹系システムとの連携などシステムの合理化を行っていきたいと思っています。 例えば、受注オーダーなどの会計に回るようなデータ作成やマスター管理をWaWaFlowとWaWaD-Beで行い、WaWa側で 作成されたデータを基幹系システムに入れるようにする、というような感じです。 そういう意味ではWaWaシリーズをERPのプラットフォーム的に使っていけるのではないかと思っています。

またWaWaFlowは、顧客の要望を取り入れてどんどん機能が充実していっているのを実感しています。今後も要望が反映された機能が実装され、その機能を使ってより多くの業務改善ができればと思っています。

お客様情報

【大智化学産業様より】
電子材料加工薬品を中心に、化学品の製造・販売を行っており、創業から続く 「環境への配慮」に対するこだわりのもと、主要製品リサイクルのビジネスモデルを構築しております。また、 近年は、海外事業の拡大、コア技術の深化、間接業務の効率化、などを徹底的に推進し、事業力の強化に努めております。

大智化学産業株式会社

事業所:東京都
東京都中央区日本橋2丁目1番14号
日本橋加藤ビルディング4F
事業内容:精密化学品及び電子材料薬品の製造・販売

http://www.ohtomo-chemical.co.jp/
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