業務効率化が進められ、間接業務の工数削減が実現!

業務効率化が進められ、間接業務の工数削減が実現!
WaWaFlowで、働き方改革の基盤ができました!

日本ペイントホールディングス グループにて、塗料用原料や塗料製品、塗料を販売する
「ニッペトレーディング」様。
WaWaFlowの導入を決めた経緯についてお聞きしました。

間接業務の工数削減/申請待ちが発生し申請が滞る

ワークフローを探し始めたきっかけは何でしょうか?



総務人事部
木村大介 氏

勤怠や経費精算は、それぞれ給与や会計とデータ連携して「電子化」できていましたが、それ以外の電子化できていない稟議書や申請書といった社内の回付文書が課題となっていました。

当社では、化学品の原料を扱っている関係で、品目や得意先といったマスタが大量にあります。「稟議や各マスタの登録申請」といったものが、頻繁に発生するのですが、それらが業務を煩雑にしていました。

具体的にどういうものでしょうか?

ひとことで言うと、業務効率が悪いということです。
紙の場合、物理的な保管が必要です。 決裁済になった文書をナンバリングしてバインダに閉じて、キャビネットの中に保管する。そのような事務作業ですが、工数をかなり使っていました。

また回付文書は最終的に総務に集まりますので、部署の担当者から「あの時の稟議書を見たいんだけど」と言われれば、バインダの中から探す必要があります。

会計監査や国税局といった監査時も同様で、稟議書等の書類をバインダの中から探さなくてはなりません。こういった監査対応にも工数がかかります。
また、申請が滞るという問題もあります。 回付者や承認者が出張中や有休といった社内不在時、とにかく待つ必要がありました。

電子化すれば、このような間接業務の工数が削減でき、スピーディな申請業務も可能。そう思い、ワークフローを探し始めました。

シンプルで見やすく使いやすい/設定が簡単で柔軟な運用が可能

選定にあたって考えていたことは何でしょうか?

グループ会社でグループウェアを共通で使っていましたので、ワークフロー機能だけがあれば十分でした。ワークフローにはグループウェア機能など使わない機能がついているものも多いのですが、そのせいで価格が高くなったり、操作がわかりづらくなったりするのは避けたいと思っていて、ワークフロー単体で利用できるものを考えていました。

選定ポイントは、申請フォームの作成やルート設定が簡単であること。その設定が、運用に合わせて柔軟であること。そして見やすく使いやすいものであること。これが選定のポイントです。

WaWaFlowに決めた理由は何でしょうか?

WaWaFlowを含め数社から資料を取り寄せたり、無料トライアルを使ったりして比較していきました。
WaWaFlowの無料トライアルを触ってまず思ったのが、見やすくて使いやすいな、という事です。また実際に設定をしていくと、他社に比べて「申請フォームの作成やルート設定」が簡単で、柔軟な運用ができそうだ、とも感じました。

当社の回付書類は項目が多く複雑なものもありますが、アイアットOECの営業さんにサンプルを作っていただいたり、電話で相談したりしながら自分で作ってみると、かなり簡単に作れました。

生産性の向上に貢献/働き方改革(テレワーク)を推進

成果はどうでしょうか?

課題としていた間接業務の工数削減ですが、しっかり成果は出ています。

物理的な保管も必要ありませんし、電子化されているので過去書類も簡単に探せます。
ワークフローのアカウントを監査人用に作成してお渡しし、そのまま見ていただくこともできますので、 監査対応もスムーズになりました。

申請も滞らなくなりました。
今は社外でも決裁が進みますから、業務効率がよくなり、業務スピードが上がっていますので、かなり時短につながっていますね。

他にありますでしょうか?

職場を広く使えるようになったことでしょうか。
紙が無くなったことでキャビネットを無くしました。今は、フリーアドレスオフィスができています。仕事の場所も選ばなくなり、会社に出社してくる必要が減りました。 当社では、育児や介護に限定した在宅勤務ではなく、週1日在宅勤務をする、というようなことが普通にできています。

WaWaFlowを導入することで、働き方改革を推進するための基盤ができたとも言えます。とても以前の運用には絶対に戻せませんね。

導入にあたって工夫されたことはありますか?

申請フォームを一気に作るのは大変です。

3か月ほどかけて、100ほどの申請フォームを作成していきました。無理せず、徐々に作成し、運用にのせていくという方法で進めました。

ワークフローのデータ活用

これからどう使っていきますか?

ワークフローで承認されたデータを基幹システムに投入して活用するなど、ワークフローのデータを二次活用できるようにしていきたいと考えています。

そのためには、アイアットOECさんには更なる機能強化をお願いしていきたいところですが、WaWaFlowとは別に「なんでもアプリ(WaWaD-Be)」を使えば、ワークフローのデータを連携できるともお聞きしました。

 どれだけ業務効率を上げることが可能かを含め、色々な面で検討していきたいと思います。

お客様情報

【ニッペトレーディング株式会社様より】
ニッペトレーディング株式会社は、日本ペイントのグループ内にあって、塗料用原料、塗料製品、塗料を販売する商社です。販売先は、主に世界各地に広がった日本ペイントの製造拠点やライセンシー及び日本国内のグループ各社です。調達先は、国内サプライヤーの方々及び海外の原料メーカーです。輸出入を伴った活動においては、先進的受発注システムで、コスト、スピードを重視した思いやりのあるサービスに徹する一方、環境、法令に準拠した確実な活動を展開しています。

会社紹介

会社名:ニッペトレーディング株式会社
事業所:大阪市北区大淀北2-1-2
事業内容:商社

http://www.nippetrading.co.jp
資料請求、お問い合せはこちら 無料体験も受付中
資料請求、お問い合せはこちら 無料体験も受付中