代理店様とのリアルタイムな情報共有が実現!

代理店様とのリアルタイムな情報共有が実現!
作業効率も上がり、成約に至る案件が増えました!

法人商材を数多くそろえ、多くの代理店様と協力し事業を積極的に展開している「マックスサポート」様。
WaWaD-Beの導入経緯とともに、販売店様との情報共有の仕組みについてお聞きしました。

代理店様への情報提供が遅れる/別システムとの二重管理

今回サービスの導入を検討したきっかけは何でしょうか?

代理店販売事業部
砂川宏樹 氏

当社は、株式会社エヌ・エル・エヌグループとして、多くの代理店様と協力し各商材を販売しています。各商材の販売にあたっては、代理店様と案件情報の共有を密にする必要がありますが、その運用で「情報提供が滞る」「二重管理の発生」という2つの課題がありました。
まず1つ目の課題、代理店様への情報提供が滞るという点です。

WaWaD-Be導入前は、代理店様との情報共有に無料のグループウェアを使っていましたが、そのグループウェアでは、1案件を1ファイルで共有する方法しかありませんでした。 つまり100案件あれば100ファイルあるということです。この方法では100案件を更新するには、100ファイルを1つずつ修正する必要がありました。非常に手間ですよね。

実際、代理店様や案件が増えるにつれ、情報更新が遅れがちになってきまして……。特に問題となったものは、更新頻度の高い情報です。

例えば「ステータス(案件進捗)」情報は「取り次ぎました」「工事日決まりました」「工事完了しました」というような、日々動く情報なのですが、この更新が滞ってしまい、代理店様から「いつまでもステータスが変わらないがどうなっているのか」というご指摘をいただくこともありました。

代理店様にしっかりしたサポートをするためにも、この運用を変える必要がある、と考えていました。

もう1つの課題が、社内の管理上の問題です。
1案件1ファイルですので、集計ができません。例えばある代理店様でどれだけの案件が動いているか、「工事待ち」の案件が何件あるのかが一目ではわかりません。

そのために、管理用に社内の別システムを使い、管理をしていました。 代理店様から来た情報を社内のシステムに手作業で移し、結果をそのシステムからグループウェアに移して代理店様に返す。そのようなことをしていました。これも全て手入力ですから、二度手間ですよね。
業務効率化のためにも、それも変えたかった。

それらの課題を解決できるようなツールは無いか、と探し始めたのがきっかけです。

価格・機能・作業効率が好バランス/運用イメージに合わせた検証利用

選定にあたってのポイントは何でしたか?

選定のポイントは、価格と機能そして作業効率が上げられるか、という3点です。

どんなに価格が安く機能が揃っていても、代理店様や社内の作業効率が下がるのでは意味がありません。その視点で、数社に資料請求をして運用をイメージした選定をしていきました。

WaWaD-Beに決めた理由は何でしょうか?

数社を比べた結果として、価格・機能・作業効率のバランスが一番良かったのがWaWaD-Beでした。

まず、価格が他社と比べてとても安かったことに驚きました。
価格が安いと、代理店様にもこの仕組みを安くご提供できるので助かります。

もちろん安かろう悪かろうではいけませんので、運用できるかどうかの機能面の検証も行いました。本番検証用のWaWaD-Beをお借りし、考えていることが実現できるかどうかという検証です。
長期間にわたっての検証でしたが、運用イメージもつき大丈夫と判断することができました。 検証中はサポートの方にも色々ご相談しましたが、電話で即答いただくことも多く、長く待つこともないので助かりました。
当初の選定のポイントではありませんでしたが、サポートの対応も決め手の一つになりましたね。

あとは作業効率です。価格、機能が揃っても、操作が煩雑で運用に手間取るのでは意味がありません。
その点、WaWaD-Beは直感的に使えるので、代理店様や社内の運用も問題無いだろうとも考えました。実際、今もほとんど質問はありませんので、使いやすいツールだと思います。

以上、総合的に考えて、価格も安く代理店様への情報提供がきちんと行えて、作業効率化につながるツールと判断し導入を決めました。

代理店様との情報共有がスムーズに/スピーディーな対応で成約増

運用してみていかがですか?

操作は簡単なので、運用そのもので困ることはありません。
データベースの作成も、設計は悩みますが、実際の作成作業はプログラミングの知識もいりませんし非常にわかりやすいですね。

運用にあたって注意した点はありますか?

まず、誰でもわかるレベルのレイアウトで作成して、シンプルに運用してみるよう心がけました。
そして、代理店様や社内の別担当の意見を聞いて、反映させていく。つまり運用して意見を聞き、修正してさらに運用。WaWaD-Beは、運用を止めることなく簡単に修正できるのでこの方法がやりやすかった。何より、意見も積極的に反映できるので、どんどんいい形になっていきましたね。

実は、今までの社内システムは、修正時にシステムを止める必要がありました。
業務を止めるわけにはいかないので、やむを得ず夜間作業をして修正しなくてはいけない。そういう悩みがありましたが、WaWaD-Beでは止めずに修正ができるので、非常に助かっています。

成果はどうでしょうか?

まず、グループウェアと社内システムの2つで管理していたものをWaWaD-Be1つに統合したので、二重管理という課題が無くなり、社内効率が上がりました。
情報提供の遅れという課題に関しても、案件を一括で更新できますので格段に速く代理店様にお知らせすることができるようになりました。もちろん、業務負荷も上げずにです。 また、安価で使いやすい仕組みですから、代理店様側からの情報提供も活発になりましたね。

他にも課題には上げていませんでしたが、1ファイルずつ見ていく以前の方法では「漏れ」という問題がありました。例えば架電漏れです。電話してほしいと案件のファイルには書かれているのに、それに気づくのが遅れる。
WaWaD-Beでは、フィルタ機能で絞り込んで一覧表示ができます。例えば、先ほどの例であれば「架電が必要な一覧」が一目で表示できますので、漏れることが無い。

結果、案件に素早いアプローチができて、成約につながりやすいという効果が出てきました。

社内効率が上がり、代理店様との情報共有もスムーズになり、案件にいち早く手が打てて成約につながる。
とてもいい効果が出ています。

サポート品質のコントロール/サポートと営業に役だつCRMへ

これからどう使っていきますか?

今は、お客様のサポートを一元化して、サポート品質をコントロールしていこうと考えており、もともとの代理店様に対しても、順次切り替えを行っています。

今でも便利に使っていますが、もっと活用できると思っていますので、活用方法を勉強し、更に使いやすい顧客管理データベースにして、サポートに営業に役立てたいと考えています。

お客様情報

【株式会社マックスサポート様より】
株式会社エヌ・エル・エヌグループとして、13年以上にわたり営業活動を展開しております。 販売手法はテレマーケティング、訪問販売、インバウンドセンターなど多岐にわたり、直営の販売にあわせ代理店展開も拡大中です。長くお付き合いいただけるように常に商材を開拓しつづけ、現在は法人商材を数多くそろえ多くの代理店様と協力関係にあります。 販売エリアは日本全国をカバーし、各商材とも多くの取次実績をもってキャリアから高い評価を頂いております。取引先のお客さま、代理店様、上位店様の利益を最優先に考えて、今後も拡大しつづけます。

会社紹介

会社名:株式会社マックスサポート
事業所:鳥取県米子市東町234番地 米子開発ビル3F
事業内容:コールセンター業・代理店販売事業

http://www.max-support.co.jp
資料請求、お問い合せはこちら 無料体験も受付中
資料請求、お問い合せはこちら 無料体験も受付中