アンケート、社内報を有効活用

使いやすいから運用に乗せやすい!
アンケート機能やWEB社内報で、情報共有が楽になりました!

グループウェア(WaWaOffice)とWeb社内報(InternalCommunication)を、2013年2月よりご利用になられている「あおみ建設」様。長年ご利用いただいておりますが、当時の導入経緯および今の取り組みについてお伺いいたしました。

サーバー・サービスを切り替えクラウドサービスへ移行

今回サービスの導入を検討したきっかけは何でしょうか?

管理本部総務部
大石 浩⽒

WaWaOfficeの前はオンプレのグループウェアを使っていましたが、サーバーのリプレイスタイミングと、グループウェアのサポートが終了となったことがきっかけです。

提供メーカーから後継グループウェアの紹介がありましたがオンプレでの提案でしたので、この機会にクラウドのグループウェアも含めて検討してみようということになりました。

オンプレではなくクラウドですか?

当時、東日本大震災の直後でもあり、関東地方でも余震や計画停電 等の不安要素があって、事業継続の観点からも極力サーバーを本社 に置かないようにして社内間の通信を確保したいとの考えにより、クラウドのグループウェアを探し始めました。

クラウドへの移行には多少の抵抗はありましたが、クラウドに替えることで、初期導入費及び数年毎の機器更新費用の削減、外出先からでもスマホ等からアクセスができる、災害対策がなされているデータセンターにあることによる安定運用、OS やアプリのバージョンアップやセキュリティ対策、バックアップ等の運用保守からの解放といった点を重視しました。

シンプルで使いやすいデザイン、十分な機能と将来性

WaWaシリーズをどこで知りましたか?

最近でこそ、クラウドは当たり前になっていますが、探し始めた2012 年頃はオンプレのものが多く、クラウドは少数でした。そんな中、Webサイトを色々探していたところ、良さそうなグループウェアがあるな、と見つけたのがWaWaOfficeでした。

WaWa シリーズに決めた理由は何でしょうか?

まず見やすいGUI デザインです。
他のグループウェアは、画面デザインが古く使いにくい印象がありましたが、WaWaOffice はデザインがよく、これなら違和感なく使え るのではないかと感じていました。実際に検証してみると、機能は十分かつシンプルで操作性も良く、これなら「社員も混乱せずに移行で きる」という確信になりました。

どんなに高機能でも複雑すぎると、使いにくいのですが、その点WaWaOffice は必要な機能が使いやすくメニュー化され、分かりやすく、当社に合うグループウェアだと思いました。 また、クラウドサービスならではのメリットとしてディスク容量を少なく始め、必要な分だけ増やせる事も魅力でした。

次に、将来性です。導入前に幾つか機能要望を出しましたが、カスタマイズではなく、機能強化で反映していただけることになりました。 要望を聞いて標準機能へ反映してもらえたのは、ポイントが高かったです。今も定期的に安定性向上の為のメンテナンスやバージョンアップがされてますし、クラウドサービスならではのそういう将来性はその当時からあるかなと感じました。

あと、閲覧後隠れてしまう掲示板とは違った、常時表示の情報発信ができる「Web社内報」が使えるというのも一つの決め手でした。

使いやすく移行や教育が楽、アンケート・Web 社内報の有効活用

移行にあたって苦労はありましたか?

400 人弱で使っていますが、想定どおり全く違和感なく切り替えることができました。運用開始にあたってマニュアルを配布し各自で理解してもらうだけで移行することができました。

マニュアルは、提供して頂いた標準のものと、前グループウェアとの違い、アドレス帳の移行手順について解説したもので十分でした。

今までお使いのものと比べて変わったことはありますか?

前のグループウェアでは、ネットフォルダのような機能は別システ ムでしたが、WaWaOfficeでは同じシステムになり便利になりました。基本機能の違いはないのですが、メールの振分け機能の充実等、 各機能が使いやすくなり、いろいろと細かなレベルでよくなっていま す。

最近では、追加されたアンケート機能を盛んに活用しています。 当社は、全国の支店や作業所からグループウェアを使う場合、以前は本社へVPN 接続して利用していましたが、ASP サービスとなり直接 利用できる為、本社回線への集中が解消され、本社、支店、現場ともレスポンスが良くなったと思います。

アンケート機能はどのようにお使いですか?

アンケート機能は、安全標語などの投票等に使っています。 それまでのアンケートは、その都度私たちでデータベースを用意し、Webページを作っていました。

集計等の機能も必要なので、その都度手間がかかっていたのですが、アンケート機能は簡単にアンケートを作成・公開・集計できるので大変便利になりました。

Web 社内報はどのようにお使いですか?

企業理念、会社方針・目標等の表示と、役員および本社各部門からの情報発信や福利厚生情報の発信、支店では支店内のイベント等 の情報発信を行っています。

本社は全社に、支店は支店内だけに、見えるようにできるので情報ごとに使い分けています。

Web社内報を入れて変わったことはありますか?

Web 社内報では、社員に見逃してほしくない大切な情報を固定的に掲載する事によって、掲示板とは違う発信ができる為、情報の見落としがかなり減ったと思います。

運用している中で、サポートはどうでしょうか?

サポートセンターへの問い合わせでは、電話が繋がりやすく技術的な質問でも回答が早いです。
電話がつながらなかったり、回答に時間が掛かったりするサポートが多い中、アイアットOEC さんのサポートはとてもいいと思います。

これからどう使っていきますか?

より効果的に社内への情報発信・情報共有を行っていきたいと思っ ています。
また、ワークフロー等他のサービスもあるので、いろいろと研究・検証し、当社にとって有効活用できるものは、コストとメリットを 考慮しながら進めていきたいと思っています。使っている中で気づいた点は、アイアットOEC さんに要望をあげさせて頂いています。

難しい要望もありますが、今後もより便利な機能の実装と改善をしてもらえればと思っています。

お客様情報

【あおみ建設様より】
当社は、「海洋土木」「陸上土木」「地盤改良」の3つを柱として全国展 開している建設会社です。
おかげさまで2017 年4 月に創業100 周年を迎えることができました。特に海洋土木工事・港湾施設建設工事を得意とする「マリンコンスト ラクター」(通称マリコン)という分類になります。 これまで羽田・中部・関西の各国際空港や東京湾横断道路・本四連絡橋・北陸新幹線等のプロジェクトにも参画してきました。人々の生活・安 全を守るインフラ整備に貢献しみなさまに信頼される建設会社をめざしてまいります。

あおみ建設株式会社

東京都港区海岸三丁目18 番21 号
ブライトイースト芝浦

事業内容:建設業 

http://www.aomi.co.jp/
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