ワークフローは、組織にメリットをもたらすものとして各所から重宝されてるシステムです。
しかし、近年、ワークフローシステムの多様化が進み、自社に合ったシステムを選びきれず「失敗だった」と感じてしまう企業が沢山存在します。
ワークフローは自社に合ったものを選ぶべきです。
もし選定を間違えてしまうと、業務の効率がアップされるどころか、逆にまとまりがないものとなり、コストも大幅に増加させてしまいます。
失敗例を紹介しますので、間違いのない選択をしてください!

自社の業務内容にマッチしていない

ワークフローシステムを導入した会社で、失敗と感じているのは「自社の業務内容とマッチしていない」ことが原因です。
高スペックなので間違いないと判断して購入したが、使う予定のない機能が盛りだくさんで逆にコストがかかった……というケース。
コスト面をみて安いから「これでいいや」と機能が不十分でないシステムを購入した……というケース。
これらは、事前に調査をしていないばかりに起こった問題です。
自社には、ワークフローのどんな機能が必要なのか? 購入前にまとめておきましょう。
例えば、営業チームで利用したいので、外出しても使えるモバイル機能が付属しているシステムを購入したい……。
申請書を提出する際に承認ルートが複数パターンがあるので、ルート設定ができるシステムを購入したい……。
など、各所の要望をまとめておくのが良いでしょう。
業務内容が完全にマッチしているワークフローは少ないかもしれません。
そういうときは、優先順位を決めて、業務に見合ったワークフローを選定のするのも良いでしょう。

操作が難しくてお手上げ!

せっかく自社の業務とマッチしたワークフローを購入しても、操作が難しくて扱いきれないともなると、かえって業務の効率が悪くなってしまいます。
各メーカーより、高スペックで複雑な業務をこなせるワークフローが沢山販売されています。
しかし、操作も複雑では本末転倒。
ワークフローの調査をする前は、経営者やシステムエンジニアの目線だけでなく、利用する社員の目線も取り入れる必要があります。
利用するのは現場の社員です。
彼らが使いこなせないと意味がないので、社員全体で「どのワークフローが自社にとって適切か」を共有する必要があります。
中には、お試しで利用できるワークフローもありますので、活用してみるのもも良いでしょう。
また、操作の仕方をレクチャーしてくれるなど、アフターフォローをきっちりしてくれるメーカーを選ぶことも大切です。

ワークフローは「WaWaFlow」がオススメ!

ワークフローシステムを導入するのであれば柔軟性の高い「WaWaFlow」がオススメです。
初心者でも扱いやすいシンプルな操作、ソフトではなくアプリケーションなので、インストールする必要もなく、導入時やアップデート時のコストも大幅に削減できます。
また、支社や支店などもインターネットさえ接続すれば利用することが可能です。
「WaWaFlow」は格安ながら、_
機能が充実
しています。
申請書の作成はもちろん、承認ルートの変更、検索機能、滞留防止アラーム(メールなどでもお知らせしてくれる)、コメント機能、モバイル機能(外出先での承認も可能)、CSV出力など、盛りだくさんです。
自社とのすり合わせをし、もし合うようでしたら、まずはお試し無料期間が14日間あるので、そちらを試してから購入を検討してみてください!

まとめ

・自社の業務にマッチしていないと逆に非効率的になる ・導入する前に操作関連もしっかりと確認しておく必要あり ・ワークフローシステムを導入するなら「WaWaFlow」がオススメ!
>ワークフローWaWaFlow|格安で簡単操作のワークフロー

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