ワークフローを導入するにあたって、注意事項を知らなかったばかりに失敗したというケースがあります。
ワークフローを利用する前に、まず注意点をチームで共有してから運用しましょう。
失敗しないための注意点をまとめましたので、まずはこの記事を読んでください。
ワークフロー導入はそれからでも遅くありませんよ!

自社のカラーにあったワークフローか見極める

ワークフローを導入するなら、自社の業務形態や業種に適しているかどうかを重視しなければなりません。
Jリーガーには野球のボールは必要ありませんし、野球選手は仕事でサッカーボールを使いません。
自社にはどんな機能が必要か見極めて製品を選ぶことが大切なのです。

また、外出先でもスマホやタブレットなどで承認が確認できるのか、文書によって承認ルートは変更できるのかなど、業務上で必要なことをあらかじめ書き出しておき、自社の希望とあっているものを選ぶと良いでしょう。
スペックやコストをみてワークフローを選んだって、後悔するだけです。
予算が膨らむだけですし、扱いきれない部分もでてきますので、まずは自社の業務スタイルと合致したワークフローを選ぶべきなのです!

ルールが不透明なままカスタマイズしないように!

ワークフローでは、業務をできるだけ効率的に行えるようにカスタマイズできるアプリもあります。
しかし、各業務のマニュアル化ができていないにもかかわらず、どんどんカスタムしていくと、使う人たちが覚えきることができず、せっかく効率を求めて導入したワークフローが形骸化してしまいます。
確かにカスタムを修正したり、削除したりできますが「この機能いれてみてよ」とか「前削除したやつもう一回復活させてくれないか?」などシステム担当者にお願いするのは、不信感にもつながりますし疲弊させるだけです。

そして、システムを理解し、正しくそして快適に利用するためには、スタッフの声に耳をかたむけてください。
カスタムするならその後でも遅くありません。
使う人の方がどこが良いのか悪いのか把握できているはずです。
ただし、話を受け入れすぎるのもよくありません。
ある程度線引きしないと、それこそいらない機能が増えるだけです。
失敗しないためにはカスタマイズのバランスも大事なのです。

操作が難しくて使ってくれない!

ワークフローは非常に便利ですが、中にはカスタマイズしすぎて複雑になったり、システム自体が複雑すぎて、システム担当者じゃないと扱いきれない……という場合があります。

いくら説明しても「こんなのわからないよ!」と突っぱねられたというエピソードもあります。
やはり利用者にとって使用しやすいものでないと意味がありません。
複雑なままだとワークフローを避けられ、従来の業務方法に戻られる可能性だってあるのです。
やはりシンプルかつわかりやすいワークフローがオススメです。

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なぜワークフローを導入して失敗するのか?

導入前の準備を怠らないようにしましょう。
ワークフローを導入したいと考えているのならば、ベンダーにしっかり商品の説明をしてもらい、システム担当者との連携を図ります。
さらにルールをつくり、業務に支障がないように下地を作っておきましょう。
まず会社として受け入れられる土壌を作っておかないと、導入後の失敗につながるだけです。

まとめ

・自社に合ったワークフローかどうかを見極める
・求めるものを書き出し、希望の機能があるワークフローを選ぶ
・ルールをしっかり作る前にカスタマイズしない
・無駄なカスタムをしない!
・極力シンプルなワークフローを選ぶ
・下準備をしてからワークフローを導入する

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