企業の中には承認から決裁までのフローをより効率化するために、システムの導入を検討している人もたくさんいます。導入をする前には効率化するためにどのような製品があるのか調べている人も少なくないでしょう。
インターネットで調べていると、ワークフローシステムとbpmが承認から決裁までのフローを効率化させられることを理解できた人もいますが、果たして両者の違いは一体何か分からない方もいるのではないでしょうか。

ここでは、ワークフローシステムとbpmシステムの違いや共通部分などを詳しく紹介します。

ワークフローシステムとは

ワークフローという言葉は、業務における一連の流れを意味しています。例えば、名刺やボールペンなどの消耗品がなくなった時、発注してもらうために申請書を上司などに提出をしますが、これらの流れもワークフローのひとつです。

そして、ワークフローシステムはワークフローで必要な申請や決裁をシステム上で行うことを意味しています。データで管理することで、さまざまなメリットがあり、それに魅了されて導入する企業も少なくありません。

例えば、メリットの一つとして申請書が承認者の元に物理的に移動する必要がないことが挙げられます。もし承認者が出張している場合でも、スマートフォンなどを利用して出張先から承認できるため、決裁までにかかる時間が短縮されます。
また、書類として扱わないことで、紛失なども防ぐことが可能です。さらに、ペーパレス化が実現できるため、紙にかかるコストも削減できます。

bpmシステムとは

bpmとは、"Business Process Management"のことで、簡単に説明すれば、新しい業務プロセスを作り上げて、業務効率化を目指すことです。

企業は顧客にサービスを提供するために、さまざまなことを行っています。例えば、顧客を獲得するために営業で新規開拓をしている社員もいますし、商品の製造を行う社員もいます。
営業、製造、販売など、企業はあらゆる段階を踏み、商品やサービスは作られますが、もし商品化までのプロセスが非効率であれば、企業にとって不利益となります。
bpmでは、非効率になっている原因を分析したり、効率化するために再構築することができます。

bpmシステムはbpmをシステム化することで、システムで業務の一連のフローをモニタリングしたり、分析をすることができます。

ワークフローシステムとbpmシステムの違い

ワークフローとbpmの主な違いは、業務プロセスまでカバーできるか否かです。一般的にワークフローは、休暇申請など、小規模な業務フローを意味します。一方で、bpmは比較的大きなマネジメント規模の業務フローを分析、改善することです。

ワークフローシステムとbpmシステムに搭載される機能も異なります。例えば、bpmシステムにはモニタリング機能やシミュレーション機能が搭載されているのに対して、ワークフローシステムは、申請書の帳票を作れるフォーム生成機能やステータス機能が搭載されており、機能面でも大きく異なっています。

共通していること

共通機能としては、ワークフロー機能とフォーム生成機能です。

ワークフロー機能は、あらかじめ決められたタスク処理者にフローを渡す機能です。
フォーム生成機能は、処理したことに対して適切な入力フォームを作る機能です。

また、ワークフローシステムとbpmには、共通している付随機能があり、それはドキュメント管理やデータ連携機能があります。

解決したい目的は何か

ワークフローとbpmにはそれぞれの特徴があります。あなたの企業に必要な内容によって比較検討をして業務の効率化を実現してください。

ワークフローで解決できる課題についてはこちらの記事でも紹介しています。
>ワークフロー導入で解決できる課題とは?

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